O ponto de partida
O BrandCenter da SUMMA é uma ferramenta que nasce em 2004, fruto de um pedido feito por um dos principais bancos espanhóis. O desafio que nos propôs foi o de desenvolver uma ferramenta digital que ajudasse o banco e, particularmente, os seus departamentos de marca e publicidade, a gerir e sistematizar os processos de implementação da marca, garantindo, ao mesmo tempo, a coerência e a consistência em todas as suas abordagens e comunicações.
A larga trajetória da SUMMA no que diz respeito à criação e gestão de marcas, permitiu-nos abordar este pedido com um foco holístico e prático, com consciência das necessidades e dos desafios que os responsáveis da marca enfrentam diariamente nas suas empresas. O objetivo a que nos propusemos foi o de criar uma ferramenta que simplificasse o seu dia-a-dia e que contribuísse para otimizar os processos por forma a alcançar a eficiência.
Este primeiro BrandCenter, criado pela SUMMA, converteu-se numa ferramenta de referência no banco para todas as atividades relacionadas com a marca e publicidade. Esta experiência de sucesso e o know-how adquirido motivou-nos a continuar a trabalhar neste conceito de solução tecnológica e o resultado está à vista.
Uma ferramenta para partilhar
Na SUMMA, consideramos que gerir uma marca obriga a coordenar de maneira consistente todas as ações, comportamentos e comunicação global que a empresa emite através de todos os seus pontos de contacto. Todos eles deverão ter como foco de orientação o de poder proporcionar experiências consistentes e ricas, com significado para os seus clientes.
Por isso, o objetivo fundamental do BrandCenter é proporcionar um lugar adequado para dar a conhecer as diretrizes da marca, e contribuir positivamente para a gestão eficiente e correta da implementação da mesma.
Como consequência, o BrandCenter permitir-nos partilhar as diferentes normativas e manuais de marca entre os colaboradores internos e externos, garantindo a coerência e a consistência da marca em todos os seus suportes, marketing e comunicação.
A nossa visão era a de que esta deveria ser a ferramenta de referência para gerir os processos internos e os fluxos de trabalho associados para implementar a marca em todo o tipo de suportes: de comunicação, físicos e virtuais.
Gerir ativos digitais
Para além disso, o BrandCenter também é um excelente lugar para partilhar todos os nossos ativos digitais, proporcionando acesso aos utilizadores autorizados, em qualquer momento e em qualquer lugar, às imagens, vídeos e arquivos de áudio da empresa, em qualquer formato pré-definido.
É um espaço que permite centralizar todos os ficheiros multimédia num único lugar, evitando assim a perda desses registos. A sua funcionalidade permite partilhar e fazer o download dos ficheiros de forma simples. Para isso incorpora um motor de busca eficaz que ajuda a encontrar o material facilmente, agilizando o processo de pesquisa e melhorando, por conseguinte, a produtividade dos departamentos de design gráfico.
Criar tudo “On Brand”?
Alguns clientes explicaram-nos que tinham necessidade de partilhar documentos de comunicação e templates corporativos para garantir que se utilizavam os corretos. Por isso, outro objetivo do BrandCenter é simplificar o processo de criação e supervisão dos documentos de marketing ou dos templates corporativos, que são utilizados transversalmente pelos nossos colaboradores e agentes externos. A nossa solução permite a elaboração de maquetes pré-definidas e personalizar de maneira on-line os templates existentes num catálogo de documentos previamente programados e que se encontram no BrandCenter à disposição dos seus utilizadores.
Também torna mais fáceis os processos de revisão e aprovação dos mesmos mediante fluxos de trabalho, previamente definidos, por meio dos quais estabelecemos um diálogo entre os colaboradores que criam os documentos e os departamentos de marketing ou de marca responsáveis pela sua aprovação.
Implementar
A nossa experiência é a de que não é suficiente dispor de guidelines claros e completos, pois existe sempre a necessidade de estabelecer fluxos de trabalho para implementá-los corretamente. Com esta finalidade, o nosso BrandCenter incorpora um módulo de gestão de projetos que resolve as principais necessidades. Os nossos fluxos de trabalho ajudam a gerir os processos de implementação de maneira eficiente, otimizando os recursos e evitando os erros.
Projetos criativos
Muitas vezes, a falta de consistência na utilização que se faz da marca surge como consequência de não terem sido comunicadas adequadamente as respetivas normas aos responsáveis da sua aplicação, ou por terem sido mal interpretadas. O BrandCenter proporciona um canal de diálogo ágil e dinâmico com os colaboradores internos e/ou externos para partilhar e verificar se todos os documentos estão “On Brand”.
A gestão dos projetos criativos permite que os nossos colaboradores partilhem connosco os seus documentos criativos e solicitar a nossa aprovação e/ou comentários pertinentes. O utilizador só tem que descrever o documento criativo que vai partilhar connosco, os seus objetivos, o alcance, a data de início e de fim, e anexar o ficheiro correspondente. Nós recebemos um e-mail automático que nos indica que temos um documento pendente de revisão.
Também nos pode ajudar a gerir os processos de implementação, muitas vezes complexos devido ao grande número de departamentos implicados que intervêm. Por isso, o BrandCenter incorpora fluxos de trabalho que ajudam a implementar a marca em todo o tipo de suportes físicos: edifícios, veículos, retail, etc. Através do BrandCenter, podemos vincular todos os responsáveis implicados em cada projeto, definindo as tarefas e os tempos para cada atividade.
Pastas partilhadas
Com a função de pastas partilhadas podem criar-se pastas que incorporem os recursos gráficos, material técnico, planos, guidelines, etc. que sejam necessários para a implementação de um determinado projeto. Depois, podemos partilhá-las com os agentes implicados. Essas pastas podem utilizar-se como documentação e briefing no início de um projeto. O fluxo de trabalho passa de maneira sequencial por todos os responsáveis e estados do projeto, até à finalização do mesmo.
Dashboard pessoal
O administrador do BrandCenter também tem disponível um dashboard que proporciona uma visão geral sobre todos os projetos em curso, finalizados, rejeitados ou em standby, bem como uma visão particular sobre as tarefas realizadas ou pendentes de cada projeto.
Esta visão geral permite-nos gerir de maneira eficiente os recursos implicados em cada projeto, priorizando aquelas tarefas que são mais urgentes. O dashboard permite também criar e gerir novas tarefas mediante notificações automáticas que se enviam por e-mail aos seus colaboradores.
Em suma, desenvolvemos uma ferramenta de gestão essencial para as médias e grandes empresas, onde a complexidade da gestão de marca é elevada por diversas razões: tamanho de empresa, descentralização da organização, diversidade de pontos de venda, portfólio de marcas complexo, etc.
Jesús Gil
